Трудови документи

Трудовата документация не е само трудовият договор.

Работодателят трябва да организира и документира различни етапи от трудовото правоотношение:

• назначаване;
• определяне на длъжността и условията на труд;
• работно време и почивки;
• възнаграждение;
• отпуски;
• промени в трудовото правоотношение;
• дистанционна или друга специфична организация на работа;
• дисциплинарни процедури, когато са приложими;
• прекратяване;
• данни в Регистъра на заетостта;
• съхраняване на трудовото досие.

Конкретният комплект се определя според работодателя и служителите.

Трудовото правоотношение създава задължения за работодателя от момента на назначаването и през целия период на работа на служителя.

Наличието на подписан трудов договор не означава автоматично, че трудовата документация на работодателя е пълна или актуална.

Компанията може например да има трудови договори, но:

• правилникът за вътрешния трудов ред да не отразява реалната организация;
• вътрешните правила за работната заплата да са остарели;
• длъжностните характеристики да не съответстват на реалните функции;
• да е въведена дистанционна работа без необходимото актуализиране на документите;
• да са променени работното време или смените;
• да липсват документи при промени в трудовите правоотношения;
• вътрешните процеси да не отразяват Регистъра на заетостта и единния електронен трудов запис.

Трудовата документация трябва да следва реалната организация на труда.

От 1 юни 2025 г. Националната агенция за приходите поддържа Регистър на заетостта, съдържащ единните електронни трудови записи на работниците и служителите.

Работодателят е длъжен точно и своевременно да вписва изискуемите данни и настъпилите промени.

Електронният трудов запис съдържа информация като:

• работодател;
• основание и дата на трудовия договор;
• длъжност;
• основно трудово възнаграждение;
• работно време;
• допълнителни споразумения;
• платен годишен отпуск;
• дата и основание за прекратяване;
• други предвидени от закона данни.

Срокът по Кодекса на труда е 3 дни при сключване на трудов договор и при подлежащите на вписване изменения и 7 дни при прекратяване.

Няма една обща дата за ежегодно „подновяване“ на всички трудови документи.

Преглед или актуализация може да е необходим при:

• назначаване на нов служител;
• създаване на нова длъжност;
• промяна на възнаграждение;
• промяна на работното време;
• въвеждане на смени;
• въвеждане на сумирано изчисляване на работното време;
• преминаване към дистанционна или хибридна работа;
• промяна на мястото на работа;
• промяна на длъжност или функции;
• промяна на вътрешните правила;
• законодателна промяна;
• прекратяване на трудово правоотношение.

Компанията може да разполага с правилник за вътрешния трудов ред, правила за работната заплата и образци на трудови договори, създадени преди години.

Междувременно може да са се променили:

законодателството → служителите → длъжностите → възнагражденията → работното време → remote work → вътрешните процеси

Complwise сравнява съществуващата документация с текущата организация на труда и приложимите изисквания.

Трудовото законодателство и свързаните с него изисквания се изменят.

Complwise следи релевантните промени и ги свързва с:

• приложимите изисквания;
• вътрешните правила;
• трудовите документи;
• сроковете;
• необходимите действия на работодателя.

Целта не е работодателят просто да има папка с трудови документи. Целта е документите да отразяват действащите правила и реалната организация на труда.

Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“

Главната инспекция по труда осъществява контрол по спазването на трудовото законодателство.

Контролните органи могат да извършват проверки и да дават задължителни предписания за отстраняване на установени нарушения.

При нарушения, свързани с Регистъра на заетостта, Инспекцията по труда разполага и с правомощия да дава задължителни предписания за извършване на необходимото вписване.

Официални източници: Кодекс на труда · Главна инспекция по труда · Министерство на труда и социалната политика · Национална агенция за приходите

Санкцията зависи от конкретното нарушение.

Видът и размерът на санкцията се определят по приложимата разпоредба на Кодекса на труда, според конкретното нарушение и обстоятелствата.

За определени нарушения Кодексът на труда предвижда отделни правила и санкции.

Затова размерът на санкцията не може да бъде определен само въз основа на това, че работодателят „няма даден документ“ — необходимо е да се установи кое конкретно законово задължение е нарушено.

Качете ги за проверка

Не е необходимо да започвате от нулата.

Complwise може да сравни предоставените документи с текущия профил на работодателя и да ги класифицира като:

Актуално Документът съответства на установената текуща организация.

За актуализация Документът съществува, но трябва да бъде променен.

Липсва Има приложимо изискване, за което не е предоставен необходимият документ.

За допълнителна проверка Конкретният случай изисква допълнителна информация или експертна оценка.

Еднократната проверка показва състоянието на документацията към момента на анализа.

С Complwise компанията може впоследствие да следи:

• промени в трудовото законодателство;
• необходимост от актуализиране на документи;
• срокове и задачи;
• отговорни лица;
• версии на вътрешните правила;
• периодични проверки;
• доказателства за изпълнение.

Компанията се променя. Трудовата документация трябва да я следва.